ПОЛИТИКА ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ И ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ
на
„Пропърти Мениджмънт Сървисис” ЕООД
относно предоставяне на хотелиерски услуги в апартаменти за гости
Инструкцията цели защита на интересите на клиентите – физически и юридически лица от незаконосъобразно и недобросъвестно обработване на личните им данни.
Съзнавайки важността за защита на личните данни на клиентите и партньорите си се стремим да поддържаме добри политики и практики, осигуряващи в максимална степен защитата на личните Ви данни, обработвани при и/или по повод предоставяне на основни и/или допълнителни туристически услуги по настаняване, както и други услуги, предоставяни на място в апартаментите, стопанисвани от нас.
Настоящата Политика за поверителност се основава на изискванията на Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/EО („Регламент (ЕС) 2016/679”).
Всички изменения и допълнения в Политиката за поверителност ще бъдат прилагани след актуализиране на публикуване на актуалното ѝ съдържание, където е достъпна.
Политиката за поверителност е приложима за Вашите лични данни, ако сте физическо лице или представител на юридическо лице, което ползва или желае да ползва услугите, предоставяни в стопанисваните от „Пропърти Мениджмънт Сървисис” ЕООД апартаменти, включително и тези, предлагани онлайн чрез нашите партньори.
1.Кой обработва и носи отговорност за личните Ви данни:
„Пропърти Мениджмънт Сървисис” ЕООД е търговско дружество, регистрирано в Търговския регистър към Агенцията по вписванията с ЕИК 102919786, което събира, обработва и съхранява Вашите лични данни при условията на тази Политика и приложимото законодателство на Европейския съюз и Република България.
„Пропърти Мениджмънт Сървисис” ЕООД е администратор на лични данни по смисъла на Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и Закона за защита на личните данни.
По всички въпроси, свързани с обработването на личните Ви данни, може да се обръщате към нас на:
имейл: reservations@pmgroup.bg reservations2@pmgroup.bg
тел: +359896706664; +359894350333
- 2. Какви данни, за какви цели и на какво правно основание обработваме:
2.1 В зависимост от конкретните цели и основания „Пропърти Мениджмънт Сървисис” ЕООД обработва посочените по-долу данни самостоятелно или в комбинация помежду им, а именно:
А) Предоставени от Вас данни, необходими за идентификация и изпълнение на направени от Вас и потвърдени резервации като:
- три имена, телефон и/или адрес на електронната поща за връзка с Вас, или посочено от Вас лице за контакт, дата и час на настаняване и заминаване, деца и възрастта им;
- данни, събирани при плащане, направено към нас – данни на кредитна или дебитна карта, банкова сметка и друга информация, събирана при и обработвана във връзка с извършване на плащане по банков път, чрез Пос-терминал или Key-entry терминал.
- други данни, които ни предоставяте във връзка с ползваните вече услуги или за предпочитанията ви за нашите апартаменти.
Б) Данни за физическа идентичност, предоставени от Вас на „Пропърти Мениджмънт Сървисис” ЕООД в процеса на предоставяне на услугите по настаняване, които данни се събират, обработват и съхраняват съгласно действащите нормативни изисквания относно воденето на регистър на настанените туристи от лицата, извършващи дейност хотелиерство, а именно:
- имена на лицето; ЕГН /за български граждани/ или ЛНЧ /за чужди граждани с разрешение за пребиваване в БГ/, или дата на раждане /при всички останали случаи/;
- пол;
- националност;
- номер на лична карта/ валиден национален документ за самоличност, държава издала националния документ.
Данните, които се събират за целите на регистрация в мястото на настаняване се събират на основание чл. 6, пар. „В“ от ОЗРД – за изпълнение на законово задължение, което се прилага спрямо „Пропърти Мениджмънт Сървисис” ЕООД, а именно – чл. 116, ал.2 от Закона за туризма – за целите на водене на регистър за настанени туристи.
Същите се съхраняват в законоустановения срок.
В) Други:
- IP адрес при посещение на уебсайта ни;
- Данни във връзка с предявена рекламация по отношение на предоставяна от нас и ползвана от Вас туристическа услуга;
- информация за вида и съдържанието на резервацията Ви, както и всяка друга информация, свързана с нея, включително електронна поща, писма, искания, молби, жалби, оплаквания и друга обратна връзка, която получаваме от вас;
2.2. Цели и правни основания за обработване на личните данни:
Водещо основание за обработване и съхраняване на лични данни е изпълнението на договор, по който субектът на данни е страна или за предприемане на стъпки по искане на субекта на данните, преди сключването на такъв договор. Същевременно, обработването на определени лични данни е необходимо за спазването на законови задължения на дружеството съобразно Закона за туризма, Закона за гражданската регистрация, Закона за счетоводството и други приложими нормативни актове, както и за защитата на легитимните интереси на „Пропърти Мениджмънт Сървисис” ЕООД или на трета страна, като:
А) Обработване и съхраняване на лични данни, които са минимално необходими и нормативно изискуеми за целите на предоставяне на туристическите услуги по настаняване, както и за всички други услуги, свързани с престоя като:
- Идентифициране на клиент при: извършване, изменение и прекратяване на резервация; при предоставянето на туристически услуги по настаняване; при всички други услуги, предоставяни на място във връзка с вашия престой. Идентифицирането на клиент се извършва по всички търговски и комуникационни канали – чрез служители на фирмата, заемащи длъжности по настаняване и изпращане на гостите чрез предоставяне на документ за самоличност, по телефон, на онлайн платформи на партньори, по електронна поща и др;
- Актуализиране на лични данни или на информацията за услуги по Ваша заявка за корекция/изменение на данни/услуги;
- Обслужване и отговор на клиентски оплаквания/запитвания/жалби. Корекции на дължими суми по вече реализирани резервации по настаняване при наличие на основание за това;
Б) В изпълнение на свои законови задължения „Пропърти Мениджмънт Сървисис” ЕООД обработва данните Ви за следните цели:
- Предоставяне на информация на Министерство на Вътрешните Работи, Община „Несебър“, Комисията за защита на потребителите и на Комисията за защита на личните данни във връзка с изпълнение на задължения като хотелиер, произтичащи от действащите нормативни актове в тази област;
- обработване на данните в издадени на ваше име фактури за цели, съвместими с първоначалната цел за събирането им;
- Извършване на данъчно-осигурителен контрол от съответните компетентни държавни органи;
- Предоставяне на информация на трети лица в рамките на задължения със законов характер, на производства пред съд, с цел защита на законните си интереси, включително събиране на вземания от клиенти по съдебен ред;
В) „Пропърти Мениджмънт Сървисис” ЕООД обработва данните Ви и за целите на следните наши интереси:
- за целите на директния маркетинг – отправяне на оферти съдържащи информация за актуални наши оферти, промоции и отстъпки за настаняване в хотелите ни и/или изменение в условията на вече използваните такива;
- Категории трети лица, които получават достъп и обработват личните Ви данни: Във връзка с осъществяване на дейността си и изпълнение на договорните ни ангажименти с нашите клиенти, „Пропърти Мениджмънт Сървисис” ЕООД предоставя данните Ви на следните групи лица “получатели“, а именно:
- на субекта на данните- винаги, когато упражнят това свое право;
- на потребителите/клиентите, за които се отнасят данните;
- на бизнес партньори – за целите на изпълнението на направените от Вас резервации: туристически агенти и представители в България и чужбина, транспортни фирми или други подизпълнители, с които имаме сключени договори;
- доставчиците на платежни услуги за разплащане он-лайн чрез кредитни карти;
- застрахователни компании при заявяване на настъпило застрахователно събитие с турист;
- IT компании поддържащи информационни системи, фирменият ни уебсайт, софтуери и платформи за управление на резервациите на нашите клиенти и др.;
- на публични органи (МВР, Община, НАП, Комисията за защита на потребителите, Комисията за защита на личните данни, съдебни и др. контролни органи);
- Когато съхраняваме лична информация за вас, можем да разкрием данни и на трети лица, които също могат да притежават информация за вас. Такива могат да бъдат фирми, обслужващи общи площи в комплексите, част от които са обслужваните от „Пропърти Мениджмънт Сървисис” ЕООД имоти, хотелски рецепции и др.
„Пропърти Мениджмънт Сървисис“ ЕООД спазва принципа за забрана на обработване на специални категории данни (разкриване на расов или етнически произход; разкриване на политически, религиозни или философски убеждения; членство в политически партии или организации; сдружения с религиозни, философски, политически или синдикални цели; лични данни, които се отнасят до сексуалния живот).
Възможно е да се наложи – по закон, при съдебен спор и/или по заявка от страна на обществени и правителствени органи в или извън вашата страна на местоживеене, както и за целите на националната сигурност, правоприлагането или други проблеми от обществена значимост, ние да разкрием личните ви данни, когато такова разкриване е необходимо или уместно.
Възможно е и да разкрием информация за Вас, ако установим, че такова разкриване е обосновано и необходимо за прилагането на нашите фирмени правила и условия, или за да защитим своите дейности, законни интереси и правата и законните интереси и на други потребители. Освен това, в случай на реорганизация, сливане или продажба е възможно да прехвърлим всякаква и цялата събрана база данни на съответната трета страна- правоприемник.
- За какъв срок се съхраняват личните Ви данни. Сигурност:
Продължителността на съхранение на личните Ви данни зависи от целите на обработването, за които са събрани:
Личните Ви данни, обработвани с цел предоставяне и изпълнение на туристически услуги по настаняване се съхраняват за срок до 3 (три) години, считано от датата на напускането ви на хотела, както и до окончателно уреждане на всички финансови отношения между страните, спазвайки нормативно определените срокове, когато има такива;
Личните данни, обработвани с цел издаване на счетоводни/финансови документи за осъществяване на данъчно-осигурителния контрол, както но не само – фактури, дебитни, кредитни известия се съхраняват поне 3 (три) години, освен ако приложимото законодателство не предвижда по-дълъг срок.
Съхраняването на личните данни за по-дълги срокове е възможно за защита на законните интереси на „Пропърти Мениджмънт Сървисис“ ЕООД както и до изтичане на съответната погасителна давност с цел защита при евентуални претенции на клиенти във връзка с изпълнение/прекратяване на предоставяните туристически услуги по настаняване, както и за по-дълъг срок в случай на вече възникнал правен спор – документите се съхраняват до окончателното му решаване с влязло в сила съдебно/арбитражно решение.
Като Администратор на лични данни- „Пропърти Мениджмънт Сървисис“ ЕООД полага грижа и предприема съответните и изисквани от нормативната уредба административни, технически и физически мерки, както и такива, свързани с персонала /обучение, информираност и др./, за да опази информацията, с която разполага, включително и опазване на личните данни на клиентите си от загуба, кражба и неразрешено ползване, разкриване, модифициране и всякакви други незаконни форми на обработване. Ние разполагаме с физически, електронни и процедурни защитни средства, които съответстват на нашите законови задължения по отношение защитата на личните данни.
„Пропърти Мениджмънт Сървисис“ ЕООД отговаря за защитата на личните данни на клиента, във връзка с осъществяване на дейността ни като хотелиер и при предоставяне на предлаганите от нас туристически услуги, освен в случаите на непреодолима сила, случайно събитие или злоумишлени действия на трети лица, както и в случаите, при които клиента сам е направил тази информация достъпна за трети лица.
- 5. Какви са Вашите права във връзка с обработването на личните Ви данни от „Пропърти Мениджмънт Сървисис“ ЕООД и какви действия следва да предприемете, за да ги упражните:
- право на достъп до отнасящите се за него данни – клиентът има право по всяко време да поиска потвърждение за това, дали отнасящи се до него данни се обработват, информация за целите на това обработване, за категориите данни и за получателите или категориите получатели, на които данните се разкриват;
- право да коригира и актуализира своите лични данни, когато те са неточни или непълни с оглед целите на обработката им;
- право на изтриване (правото „да бъдеш забравен“), когато данните му се обработват незаконосъобразно или с отпаднало основание (изпълнена е първоначалната цел, за която са били събрани и обработвани, изтекъл срок на съхранение (вкл. и давностен), оттеглено съгласие за обработване, възразили сте за тяхната обработка, и др.), няма друго основание за обработването им или националното или европейското законодателство изискват това;
- право на ограничаване на обработването– при наличие на правен спор между „Пропърти Мениджмънт Сървисис“ ЕООД и физическото лице до неговото решаване и/или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции; когато обработването е неправомерно, но субектът на данните не желае личните данни да бъдат изтрити, а изисква вместо това ограничаване на използването им; при отправено от Вас възражение срещу обработването на личните Ви данни за срока на проверката на основателността му;
- право на преносимост на данните – субектът на данните има право да поиска от нас да прехвърлим личните му данни в машинно четим формат на друг изрично посочен от него администратор без възпрепятстване;
- задължение за уведомяване при коригиране или изтриване на лични данни или ограничаване на обработването- клиентът има право да изиска от „Пропърти Мениджмънт Сървисис“ ЕООД да уведомим третите лица, на които са разкрити негови лични данни, за всяко заличаване, коригиране или блокиране на тези данни, с изключение на случаите, когато това е невъзможно или е свързано с прекомерни усилия за „Пропърти Мениджмънт Сървисис“ ЕООД.
- право на уведомяване за нарушение на сигурността на лични данни – в случаите, когато има вероятност нарушението на сигурността на данните да породи висок риск за правата и свободите на физическите лица. „Пропърти Мениджмънт Сървисис“ ЕООД не се задължава да Ви уведоми, ако: сме предприели подходящи технически и организационни мерки за защита по отношение на данните, засегнати от нарушението на сигурността, както и ако сме взели впоследствие мерки, които гарантират, че нарушението няма да доведе до висок риск за правата Ви и ако уведомяването би изисквало непропорционални усилия.
- право на възражение срещу обработването на личните ви данни– по всяко време и на основания, свързани с конкретната ситуация на лицето, при условие, че не съществуват убедителни законови основания за обработването, които се ползват с предимство пред интересите, правата и свободите на субекта на данни, или съдебен процес.
Когато се обработват лични данни за целите на директния маркетинг, Вие имате право по всяко време да направите възражение срещу обработване на лични данни, отнасящо се до него за този вид маркетинг, което включва и профилиране, доколкото то е свързано с директния маркетинг. Най-късно в момента на първото осъществяване на контакт с потребителя, той изрично се уведомява за съществуването на правото на възражение описано по-горе, което му се предоставя чрез уведомление по ясен начин и отделно от всяка друга информация.
- право на защита по съдебен и административен ред– право на подаване на жалба до надзорен орган.
Ред за упражняване на правата: Можете да упражните всичките си права относно защита на Вашите лични данни чрез формите, приложени към настоящата Политика. Разбира се, тези форми не са задължителни и можете да отправите исканията си във всякаква форма, която съдържа изявление за това и Ви идентифицира като притежател на данните.
„Пропърти Мениджмънт Сървисис“ ЕООД разглежда и се произнася по искането на Потребителя в съответствие с изискванията на приложимото законодателство във възможно най-кратки срокове и във всички случаи до 1 /един/ месец от получаването на заявлението. При необходимост този срок може да бъде удължен с още 2 /два/ месеца, предвид сложността и броя на заявленията. „Пропърти Мениджмънт Сървисис“ ЕООД информира Клиента за всяко такова удължаване в срок от един месец от получаване на заявлението, като посочва и причините за забавянето.
Данни за надзорния орган:
КОМИСИЯ ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ /КЗЛД/,
гр.София 1592, бул.“Проф.Цветан Лазаров“ №2,
тел.: 02/91-53-518, факс: 02/91-53-525,
e-mail: kzld@cpdp.bg
- 6. Може ли да откажете предоставянето на лични данни на „Пропърти Мениджмънт Сървисис“ ЕООД и какви са последиците от това?
За да изпълним направената от вас резервация и за да Ви предоставим заявените от Вас услуги по настаняване в хотелите ни, Пропърти Мениджмънт Сървисис“ ЕООД се нуждае от определени данни, които са нормативно определени от действащото в Република България законодателство.
Непредоставянето на посочените в т.2.1. лични данни препятства възможността „Пропърти Мениджмънт Сървисис“ ЕООД да приеме резервацията Ви и съответно да ви предостави заявените услуги на място в хотелите ни.
- 7. ПРОМЕНИ В ПОЛИТИКАТА ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ
„Пропърти Мениджмънт Сървисис“ ЕООД има право, когато обстоятелствата налагат това, едностранно да актуализира, изменя и допълва политиката за защита на личните данни по всяко време в бъдеще. Всяко допълване или промяна на тази Политика ще бъде публикувано на всички места, където тази политика е публиквана или ще се предоставя при поискване на Клиента.
Тази политика е последно актуализирана на 21.05.2018 г.
Свали документ